Nous avons tous déjà connu la panne de l’imprimante, et elle n’arrive jamais au bon moment ! Malgré la monté de la dématérialisation et de la GED, le volume d’impression quotidien en entreprise est encore élevé : en moyenne 30 feuilles par jour, par personne.
Ainsi, lorsqu’il est arrivé le moment de changer de matériel, il est indispensable de choisir avec attention votre futur imprimante multifonction.
Le souci, c’est que ce changement n’est pas vraiment anticipé car il arrive lorsque :
- Une panne brutale apparaît
- L’échéance du contrat de location arrive à terme et le renouvellement n’a pas été préparé.
Que vous soyez dans les deux cas de figures ci-dessus ou seulement en train de préparer soigneusement votre changement (bien joué !), lisez attentivement cet article. Nous le savons, vous le saurez, le choix d’une imprimante ne se limite pas à la technologie qu’elle utilise !
Vous les attendiez, voici nos conseils d’experts pour bien choisir vos matériels :
Numéro 1 : Définir ses réels besoins
Lorsqu’on parle de MFP, copieur ou Imprimante, on a tendance à survaloriser nos besoins. Par conséquent, on prend en compte des avantages spécifiques de certains matériels sans forcément en avoir besoin.
Les arguments de vente ne doivent être orientés par la présentation des fonctionnalités du matériel. En réalité, la vente doit se faire par la découverte de vos besoins, pour qu’on puisse vous offrir le matériel qui vous conviendra à 100%.
Par conséquent, pour que votre fournisseur puisse définir vos besoins, il est primordial que vous les connaissiez d’abord.
Par expérience, voici une liste non exhaustive des questions à vous poser :
- Avez-vous besoin d’imprimer seulement? De photocopier? De scanner?
- Quel est le volume annuel d’impressions et de copies ? La vitesse d’impression de mon dernier équipement me convient-elle?
- Quels types de documents sont imprimés ? Des plaquettes commerciales? Des documents internes?
- Quelle qualité d’impression me faut-il?
- Quel besoin ont mes collaborateurs de l’impression couleur? Qui est concerné?
- Quelles sont mes contraintes en termes d’espace? De nuisances sonores?
Lorsque vous aurez toutes les réponses à ces questions, et à l’approche de votre renouvellement ou changement de machine, nous vous conseillons d’en faire part à votre fournisseur, afin qu’il puisse répondre à toutes vos attentes.
N’hésitez pas, également, à hiérarchiser vos attentes et vos contraintes pour optimiser vos chances d’avoir LE matériel nécessaire.
Numéro 2 : Ne pas négliger les paramétrages de votre matériel
Ce conseil vient logiquement à la suite du précédent car le paramétrage adéquat vous donnera l’accès total aux options dont vous avez besoins. De ce point, votre matériel correspondra en tous points aux usages de vos collaborateurs.
Un paramétrage affiné de votre MFP par exemple, vous permet d’utiliser un appareil idéal pour vos besoins. Il sera possible de personnaliser l’interface utilisateur, de bloquer ou donner l’accès à des fonctionnalités, d’ajouter des extensions. Ces options seront des moyens d’optimiser l’utilisation de votre solution d’impression et de répondre à vos objectifs comme le gain de productivité.
Numéro 3 : Munissez vous d’un matériel hautement compatible
La mise en place du nouveau périphérique d’impression ne doit pas remettre en cause toute votre infrastructure informatique. Soyez vigilant à sa compatibilité avec vos devices en place et vos logiciels.
Dans l’optique de vérifier sa compatibilité, lister l’ensemble de vos logiciels et progiciels. Vous obtiendrez une vue d’ensemble et anticiperez les mauvaises surprises.
Numéro 4 : Le mieux est l’ennemi du bien : pensez aux matériels simples d’utilisation
Encore une fois, afin d’éviter les mauvaises surprises, privilégiez un matériel simple d’utilisation pour vous et l’ensemble de vos collaborateurs.
En conservant l’expérience utilisateurs de ces derniers, et en garantissant une formation aux nouvelles options via votre fournisseur, vous démontrez à vos employés que vous vous préoccupez de leurs conditions de travail.
Numéro 5 : Ne négligez pas la sécurité !
Vous devriez savoir que 60% des informations personnelles sont conservées sous format papier ? De plus, une imprimante a la capacité de mémoriser par défaut les contenus imprimés.
Pour être conforme RGPD, il est nécessaire que les données sauvegardées par vos matériels puissent être sécurisées. Pensez à protéger la confidentialité des données que votre multifonction imprime, les data enregistrées, et celles envoyées sur le cloud.
Pour conclure
Vous avez maintenant le bagage nécessaire pour choisir avec assurance votre matériel d’impression. Examinez l’ensemble des offres et distinguez bien tous vos besoins.
L’ensemble de nos experts Repro-IT sont là pour vous accompagner dans vos projets, n’hésitez pas à nous contacter !
